সাপ্লায়ার ম্যানেজমেন্টের ভুলে মাসে লাখ টাকার ক্ষতি: সমাধান কী?

এই দৃশ্য কল্পনা করার চেষ্টা করুন -

আপনি গত মাসে ১০ লাখ টাকার কাঁচামাল অর্ডার দিয়েছেন, এর মধ্যে ২ লাখ টাকার পণ্য সময়মতো আসেনি, কারখানার উৎপাদন বন্ধ হয়ে গেছে । ১.৫ লাখ টাকার পণ্যের কোয়ালিটি এত খারাপ যে ব্যবহারই করা যাচ্ছে না। আরও ১ লাখ টাকার পণ্যের দাম বাজারের চেয়ে ২০% বেশি দিয়েছেন।
মোট ক্ষতি প্রায় ৪.৫ লাখ টাকা।
বাংলাদেশের হাজার হাজার ছোট-মাঝারি কারখানার মালিক ও ব্যবসায়ীরা প্রতিমাসে এই ধরনের অদৃশ্য ক্ষতির শিকার হচ্ছেন। আর এ্রর মূল কারণ হলো দুর্বল সাপ্লায়ার ম্যানেজমেন্ট।
সাপ্লায়ার ম্যানেজমেন্ট শুধু কিছু ফোন কল বা অর্ডার দেয়ার বিষয় না। এটি আপনার ব্যবসার ভিত্তি নির্মায়ক। এখানে সমস্যা হওয়া মানে পুরো সিস্টেম এলোমেলো হয়ে যাওয়া ।
আজ আমরা আলোচনা করব, কীভাবে আপনি সাপ্লায়ার ম্যানেজমেন্টের সাধারণ কিন্তু মারাত্মক ভুলগুলো শনাক্ত করবেন এবং কীভাবে সেগুলো সমাধান করে মাসে লাখ লাখ টাকা বাঁচাতে পারবেন।

প্রথম অধ্যায়: ৫টি মারাত্মক ভুল যা আপনার টাকা পানির মতো ঝরাচ্ছে

প্রথমে একটু ভেবে নেন আপনি কি এই ভুলগুলো করছেন?

ভুল ১: একটি সাপ্লায়ারের উপর নির্ভরশীলতা

বেশ কয়েক বছর ধরে আপনি শুধু "করিম ভাই"-এর কাছ থেকে কাপড় কিনছেন। তার পণ্যের দাম একটু বেশি, ডেলিভারিও মাঝেমধ্যে দেরি হয় কিন্তু আপনি নতুন সাপ্লায়ার খোঁজার ঝামেলায় যান না। একদিন করিম ভাই হঠাৎ বললেন, তিনি ব্যবসা বন্ধ করে দিচ্ছেন। আপনার পুরো উৎপাদন প্রায় এক সপ্তাহের জন্য থেমে গেল। কম সময়ে নতুন সাপ্লায়ার খুঁজতে গিয়ে পণ্যের দাম বেশি দিতে হলো এবং সম্পর্ক গড়তে সময় তো লাগবেই ।

ক্ষতির গণনা:
১ সপ্তাহের উৎপাদন বন্ধে প্রায় ৫ লাখ টাকার বিক্রয় হারালো ।
জরুরি ভিত্তিতে বেশি দামে পণ্য কেনায় অতিরিক্ত ৫০ হাজার টাকা খরচ।
মোট আনুমানিক ক্ষতি ৫.৫ লাখ টাকা

ভুল ২: দামের ফাঁদে পড়া

আপনি নতুন একটি সাপ্লায়ার পেলেন যে প্রচলিত দামের চেয়ে ১৫% কম দামে পণ্য দিচ্ছে। আপনি অর্ডার দিলেন, পণ্য এলো কিন্তু,
কাঁচামালের কোয়ালিটি এত নিম্নমানের যে উৎপাদনে ২৫% বেশি নষ্ট হচ্ছে।
তৈরি পণ্যের গুণগত মান কম, গ্রাহক ফেরত দিচ্ছে।
শেষ পর্যন্ত, সস্তা কেনার কারণে আপনি বেশি টাকা হারালেন।

ক্ষতির গণনা:
১ লাখ টাকার অর্ডারে ১৫% সাশ্রয় ১৫ হাজার টাকা বেঁচেছে মনে হয়।
কিন্তু ২৫% বেশি মেটেরিয়াল ওয়েস্টেজ ২৫ হাজার টাকা ক্ষতি।
গ্রাহক ফেরত ও ব্র্যান্ড ইমেজ ক্ষতি অমূল্য (কমপক্ষে আরও ২০ হাজার)।
মোট ক্ষতি প্রায় ৩০ হাজার টাকা

ভুল ৩: "মৌখিক চুক্তির অভিশাপ কথা থাকল, প্রমাণ রইল না"

ফোনে সাপ্লায়ারকে বললেন, " ভাই, কাল সকাল ১০টার মধ্যে ৫০ কেজি সূতা চাই। দাম আগের মতো।" সাপ্লায়ার বলল, "ঠিক আছে।" কিন্তু পণ্য এলো বিকাল ৪টায়, ৪৫ কেজি আর দামও বেড়েছে। আপনি কিছু বলতে পারছেন না। কারণ কোনো লিখিত প্রমাণ নেই। কোনো Purchase Order (PO) কোনো রেকর্ড নেই।

ক্ষতির গণনা:
উৎপাদন বিলম্ব হওয়ায় শ্রমিকদের ওভারটাইমে অতিরিক্ত ১০ হাজার টাকা দিতে হলো ।
কম পণ্য আসায় পূর্ণ ব্যাচ তৈরি করা গেল না ২০ হাজার টাকার অর্ডার পিছিয়ে গেল।
মোট ক্ষতি ৩০ হাজার টাকা সাথে মানসিক অশান্তি ফ্রি ।

ভুল ৪: কোয়ালিটি চেকের অবহেলা

সাপ্লায়ারকে আপনি এতটাই বিশ্বাস করেন যে, তার পাঠানো পণ্য গুদামে রাখার আগে কোয়ালিটি চেক করেন না। এই মাসে তার পাঠানো ২০০টি ইলেকট্রনিক কম্পোনেন্টের মধ্যে ৪০টি খারাপ। কিন্তু আপনি সেটা বুঝতে পেরেছেন প্রডাকশন লাইনে গিয়ে। ততক্ষণে অনেক দেরি হয়ে গেছে।

ক্ষতির গণনা:
৪০টি খারাপ ইউনিটের মূল্য ৪০ হাজার টাকা।
উৎপাদন লাইন থেমে যাওয়া ও পুনরায় শুরু করার খরচ ১৫ হাজার টাকা।
সাপ্লায়ার এখন দায়িত্ব স্বীকার করছে না, বলছে আপনি নষ্ট করেছেন।
মোট ক্ষতি: ৫৫ হাজার টাকা সাথে জিনিসপত্রের অপচয়।

ভুল ৫: সম্পর্ক ব্যবস্থাপনার অভাব

আপনার সাপ্লায়ারদের সাথে সম্পর্ক শুধু লেনদেনের। এমনকি ঈদ-পূজায় ও একটি শুভেচ্ছা বার্তা যায় না। সাধারণ সম্পর্ক থাকার কারণে যখন আপনার জরুরি প্রয়োজন হয় তারা অগ্রাধিকার দেয় না। যখন বাজারে কাঁচামালের সংকট হয় তারা আগে তাদের "ভালো গ্রাহক"দের সেবা দেয়। আপনি থাকেন তালিকার শেষে।

ক্ষতির গণনা:
জরুরি সময়ে পণ্য না পেয়ে উৎপাদন বন্ধ প্রতি দিন ১ লাখ টাকা ক্ষতি।
ভালো সম্পর্ক থাকলে যে নেগোশিয়েশন পাওয়ার সুযোগ ছিল, তা না থাকা।
ক্ষতি: সরাসরি আর্থিক দীর্ঘমেয়াদি সুবিধা হারানো।

দ্বিতীয় অধ্যায়: সঠিক সাপ্লায়ার ম্যানেজমেন্টের ৭টি সূত্র

এবার আসুন সমাধানের কথা বলি । এই স্টেপগুলো অনুসরণ করুন ধৈর্য্যের সাথে।

সূত্র ১: সাপ্লায়ার ডায়ভার্সিফিকেশন

কী করবেন: আপনার প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ কাঁচামালের জন্য কমপক্ষে ২-৩টি অনুমোদিত সাপ্লায়ার রাখুন।
কেন করবেন: একজন সমস্যায় পড়লে অন্যজন দিয়ে কাজ চালিয়ে নিতে পারবেন। এছাড়া দাম নেগোশিয়েট করার সুযোগ হয়।

কীভাবে শুরু করবেন:
বর্তমান সাপ্লায়ার ছাড়াও আরও ২জন খুঁজুন।
তাদের থেকে নমুনা নিন, দাম ও শর্ত জেনে নিন।
প্রথমে ছোট অর্ডার দিন (২০-৩০% বাজেট) পরীক্ষা করার জন্য।
সেরা দুজনকে নিয়ে রেগুলার সাপ্লায়ার নেটওয়ার্ক তৈরি করুন।

সূত্র ২: দাম নয়, মোট খরচ (Total Cost of Ownership) দেখুন

সস্তা দাম বা কম খরচ নয়, আপনার হিসাব করতে হবে মোট খরচ:
মোট খরচ হিসাব করবেন কেনার দাম, পরিবহন খরচ, কোয়ালিটি সমস্যার খরচ, বিলম্বের খরচ এবং স্টক রাখার খরচ মিলিয়ে ।
একটি উদাহরণ:
সাপ্লায়ার A: দাম ১০০ টাকা/ইউনিট, ডেলিভারি ৯৯% সময়মতো, কোয়ালিটি ৯৮% ভালো।
সাপ্লায়ার B: দাম ৯০ টাকা/ইউনিট, ডেলিভারি ৭০% সময়মতো, কোয়ালিটি ৮৫% ভালো।
B-এর ক্ষেত্রে আপনার অতিরিক্ত খরচ হবে: উৎপাদন বন্ধের ক্ষতি, নষ্ট পণ্যের খরচ, অতিরিক্ত ইনভেন্টরি রাখার খরচ।
সিদ্ধান্ত: সাপ্লায়ার A বেছে নিন, যদিও তার ইউনিট দাম বেশি।

সূত্র ৩: প্রফেশনাল প্রোকারেমেন্ট সিস্টেম মৌখিকতা বন্ধ করুন

Purchase Order (PO) বাধ্যতামূলক করুন: প্রতিটি অর্ডারের জন্য একটি আনুষ্ঠানিক PO তৈরি করুন। তাতে থাকবে:
পণ্যের বিস্তারিত বর্ণনা ও কোয়ালিটি স্পেসিফিকেশন
পণ্যের পরিমাণ
ইউনিট দাম ও মোট দাম
ডেলিভারির তারিখ ও স্থান
পেমেন্টের শর্তাবলী
ডিজিটাল টুল ব্যবহার করুন: Google Sheets বা Excel-এ একটি PO টেমপ্লেট বানান। অর্ডার দেবার সময় এটি প্রিন্ট করুন বা PDF করে ইমেল/হোয়াটসঅ্যাপে পাঠান। সাপ্লায়ারকে সই করে ফেরত পাঠাতে বলুন।

সূত্র ৪: কঠোর কোয়ালিটি গেইট

GRN (Goods Received Note) পদ্ধতি চালু করুন: পণ্য গুদামে ঢোকার আগেই একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মী তা পরীক্ষা করবে।
নমুনা পরীক্ষা (Random Sampling): বড় লটের ক্ষেত্রে, ১০-২০% পণ্য এলোমেলোভাবে বাছাই করে পরীক্ষা করুন। যদি সমস্যা থাকে, পুরো লট ফেরত দিন বা ডিসকাউন্ট দাবি করুন।
কোয়ালিটি চেকলিস্ট তৈরি করুন: প্রতিটি পণ্যের জন্য সহজ একটি চেকলিস্ট থাকবে (যেমন: রং, ওজন, মাপ, কার্যকারিতা)। কর্মীরা শুধু টিক চিহ্ন দেবেন।

সূত্র ৫: পারফরম্যান্স মূল্যায়ন

আপনার সাপ্লায়ারদের গ্রেড দিন প্রতি কোয়ার্টারে বা অর্ধ-বার্ষিক। চারটি মাত্রায় মাপা যায় ঃ
ডেলিভারির সময়: ৯৫% এর উপরে হলে A গ্রেড।
পণ্যের গুণগতমান: ৯৮% ভালো পণ্য হলে A গ্রেড।
দামের যৌক্তিকতা: বাজারের সাথে তুলনামূলক।
যোগাযোগ ও সমস্যা সমাধান: জরুরি সময়ে সহায়তা করে কি না।
যে সাপ্লায়ারের গ্রেড ভালো, তাকে বেশি অর্ডার দিন। যার গ্রেড খারাপ তাকে সতর্ক করুন বা বাদ দিন।

সূত্র ৬: স্ট্র্যাটেজিক পার্টনারশিপ

সাপ্লায়ারকে শুধু বিক্রেতা ভাববেন না, তাকে আপনার ব্যবসার অংশীদার হিসেবে ভাবুন।
নিয়মিত যোগাযোগ রাখুন: মাসে একবার ফোন করুন শুধু তার চলমান অবস্থা জানতে।
সাধারণ উপহার/শুভেচ্ছা: ঈদে একটি মিষ্টির বক্স বা নতুন বছরে একটি ক্যালেন্ডার পাঠান। সম্পর্কের ব্যাপারটা গুরুত্বপূর্ণ।
পরিকল্পনা শেয়ার করুন: আগামী ৬ মাসে আপনার কী কী প্রজেক্ট আছে, কত কাঁচামাল লাগতে পারে (অনুমানিক) তা জানান। তাহলে সাপ্লায়ারও প্রস্তুত থাকতে পারবে।

সূত্র ৭: নেগোশিয়েশন শক্তিশালী করুন

তথ্য সংগ্রহ করুন: অর্ডার দেবার আগে বাজারে দাম কত, কোয়ালিটি কেমন তা জানুন।
লং-টার্ম চুক্তির প্রস্তাব দিন: আপনি যদি এক বছরের জন্য তাকে নিয়মিত অর্ডার দেওয়ার নিশ্চয়তা দেন, তাহলে দাম কম চাইতে পারেন।
উইন-উইন অবস্থা তৈরি করুন: "আমি দাম কম চাইছি, কিন্তু আমি পেমেন্ট ১৫ দিনের মধ্যে দিয়ে দেব (না হয়ে ৬০ দিনে)" এমন প্রস্তাব দিন।

তৃতীয় অধ্যায়: প্রযুক্তির সহায়তা নিন

আপনি ভাবতে পারেন এত কিছু ম্যানেজ করার জন্য বড় সফটওয়্যার লাগবে। কিন্তু না, ছোট ছোট টুল দিয়েই শুরু করা যায়।
Google Sheets/Excel: এটি দিয়েই আপনার সাপ্লায়ার ডাটাবেস, PO রেকর্ড, পারফরম্যান্স ট্র্যাকিং শুরু করুন। সহজ এবং ফ্রি।
হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস/মেসেঞ্জার: আলাদা গ্রুপ তৈরি করুন প্রতিটি সাপ্লায়ারের সাথে। সব আলাপ-আলোচনা ও ফাইল সেখানে শেয়ার করুন। এটি রেকর্ড রাখবে।
সাধারণ অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার: ট্যালি বা বাজারে থাকা অন্য সফটওয়্যার ব্যবহার করুন। সেখানে সাপ্লায়ারদের লেডার তৈরি করুন, বিল পেমেন্ট ট্র্যাক করুন।
ক্লাউড স্টোরেজ: গুগল ড্রাইভে "সাপ্লায়ার" নামে একটি ফোল্ডার করুন। সব PO, কোয়ালিটি রিপোর্ট, চুক্তিপত্র সেখানে স্ক্যান করে আপলোড করুন।

চতুর্থ অধ্যায়: বাস্তব উদাহরণ : ফারহান গার্মেন্টসের সাফল্যের গল্প

ফারহানের গার্মেন্টসের মাসিক কাপড় কেনার বাজেট ২০ লাখ টাকা। কিন্তু প্রতি মাসে তার গড় ক্ষতি ছিল ৩ লাখ টাকার মতো। প্রধান সমস্যাগুলো ছিল: দেরি হওয়া, খারাপ কাপড় এবং জরুরি সময়ে পণ্য না পাওয়া।
ফারহান যা করলেন (৪ মাসের প্ল্যান):

মাস ১: ডাটা সংগ্রহ ও মূল্যায়ন
তিনি সব সাপ্লায়ারের বিগত বছরের পারফরম্যান্স রেকর্ড দেখলেন
যারা সবচেয়ে খারাপ, তাদের তালিকা তৈরি করলেন।

মাস ২: নতুন সাপ্লায়ার খোঁজা ও PO সিস্টেম
তিনি দুজন নতুন সাপ্লায়ার যোগ করলেন।
একটি সহজ PO ফরমেট বানালেন এবং প্রতিটি অর্ডারের জন্য এটি ব্যবহার শুরু করলেন।

মাস ৩: কোয়ালিটি চেক ও গ্রেডিং
গুদামে ঢোকার আগে ১০% কাপড় পরীক্ষা করা বাধ্যতামূলক করলেন।
তিনটি সাপ্লায়ারকে A, B, C গ্রেড দিলেন পারফরম্যান্স অনুযায়ী।

মাস ৪: সম্পর্ক উন্নয়ন
গ্রেড A পাওয়া সাপ্লায়ারকে ডিনার করতে ডাকলেন এবং তাকে বললেন, "আপনি আমাদের প্রধান সাপ্লায়ার, চলুন দীর্ঘমেয়াদি চুক্তি করি।"
গ্রেড C পাওয়া সাপ্লায়ারকে বললেন, "আপনার পারফরম্যান্স উন্নতি না করলে আমরা অর্ডার দেওয়া বন্ধ করব।"

৬ মাস পরের ফলাফল:
মাসিক ক্ষতি ৩ লাখ টাকা থেকে কমে ২০ হাজার টাকায় নেমে এসেছে।
জরুরি অর্ডার এখন ২৪ ঘন্টার মধ্যে আসে।
কোয়ালিটি ইস্যু ৭০% কমে গেছে।
সাপ্লায়ারদের সাথে সম্পর্ক এতটাই ভালো যে, বাজারে কাপড়ের দাম বাড়লেও তাকে প্রথম ৩ মাস পুরোনো দামেই পণ্য দেওয়া হয়েছিল।

পঞ্চম অধ্যায়: আজই শুরু করার জন্য আপনার একশন প্ল্যান

বড় পরিবর্তন এক দিনে আসে না। আজ থেকে এই ছোট পদক্ষেপগুলো নিন:

১. এই সপ্তাহ: আপনার সবচেয়ে সমস্যাযুক্ত সাপ্লায়ারটির সাথে বসুন। সমস্যাগুলো খুলে বলুন এবং সমাধানের জন্য একটি টাইমলাইন চুক্তি করুন।

২. আগামীকাল: Google Sheets-এ একটি সহজ PO টেমপ্লেট বানান। পরবর্তী অর্ডার থেকেই এটি ব্যবহার শুরু করুন।

৩. আজই: আপনার প্রতিটি সাপ্লায়ারের পারফরম্যান্স গত ৩ মাসের জন্য মোটামুটি একটি গ্রেড দিন (A, B, C, F)।

৪. এই মাসে: বর্তমান সাপ্লায়ার ছাড়াও কমপক্ষে ১টি নতুন বিকল্প খুঁজে বের করুন এবং নমুনা সংগ্রহ করুন ।

৫. আপনার গুদামে: একজন কর্মীকে কোয়ালিটি চেকের দায়িত্ব দিন। তাকে একটি চেকলিস্ট দিন।

সাপ্লায়ার ম্যানেজমেন্ট হলো লাভ-ক্ষতির গাণিতিক সমীকরণ

সাপ্লায়ার ম্যানেজমেন্ট একটি বিজ্ঞান এবং শিল্প দুটোই। বিজ্ঞান, কারণ এতে ডাটা, সিস্টেম এবং হিসাব লাগে। শিল্প, কারণ এতে সম্পর্ক, বিশ্বাস এবং দীর্ঘমেয়াদি চিন্তা লাগে।
আপনি যদি এই লেখাটি পড়ে থাকেন, তাহলে আপনি ইতিমধ্যেই সচেতন। আপনার এখন কেবল সঠিক পদক্ষেপ নেওয়া বাকি। মনে রাখবেন, আপনার সাপ্লায়াররা যদি শক্তিশালী হয়, আপনার ব্যবসাও শক্তিশালী হবে। আপনার সাপ্লায়াররা যদি দুর্বল হয় তবে তা আপনার ব্যবসার দুর্বলতার প্রথম কারণ হবে।
প্রতিমাসে যে লাখ টাকা ক্ষতি হচ্ছিল, তা থামান। যে লাখ টাকা সাশ্রয় হবে, তা দিয়ে ব্যবসা বড় করুন। সিদ্ধান্ত আপনার।